La reunionitis es el fenómeno del exceso de reuniones que ocurren día a día en las organizaciones, este se fortaleció a partir de las incesantes reuniones en pandemia. Años después, continúa afectando la productividad y los resultados de muchas organizaciones. En este artículo queremos contarte las mejores prácticas para lidiar con el exceso de reuniones y que puedas cumplir con todas tus labores sin exceder tu horario laboral.
1. Pregúntate si la reunión es necesaria
Cada vez que te inviten a una reunión, es fundamental que evalúes si es imprescindible. Frecuentemente, se citan reuniones que pueden ser reemplazadas de otras formas más eficientes, por ejemplo, con correos electrónicos o por mensajes a través del chat organizacional.
2. Intenta elegir horarios que no interrumpan tu trabajo
Para que puedas trabajar concentrado por largos periodos de tiempo, es aconsejable escoger horarios como la primera hora del día, antes del almuerzo o al final del día. Así, lograrás mayor fluidez en el horario y no estarás interrumpiendo y empezando de nuevo tus actividades.
3. Establece un tiempo máximo para todas tus reuniones
Si defines que la reunión será de 30 minutos, haz que se cumpla con este horario. Para esto te recomendamos que comuniques a tu equipo la importancia de cumplir con los tiempos acordados. De esta forma, los participantes serán más concisos y claros con los temas a tratar.
4. Define objetivos
Es de vital importancia que antes de cualquier reunión, tengas objetivos claros de lo que quieres lograr. Esta estrategia te permitirá orientar la reunión de manera eficiente e identificar el tipo de conclusiones que esperas obtener al final del encuentro.
5. Crea una agenda
Si eres el organizador del encuentro, es necesario que escribas una lista con todos los temas a tratar, considerando la duración de la reunión. Además, asegúrate de incluir los temas más relevantes al inicio de tu lista y asignar un tiempo estimado para cada uno.
Recuerda que estas prácticas te serán de gran utilidad para hacer reuniones más eficientes y aumentar tu productividad en el trabajo. Te invitamos a que compartas estos consejos con tus compañeros de trabajo para que tu organización por fin se libre de la Reunionitis.